È possibile dare un’idea complessiva del proprio business a qualcuno in maniera rapida, ma senza correre il rischio di tralasciare aspetti importanti? La risposta è sicuramente sì ed il mezzo con il quale poterlo fare si chiama executive summary. Si tratta del documento che offre una panoramica dei punti principali di un documento più ampio. Viene scritto sovente per essere condiviso con persone che potrebbero non avere il tempo di esaminare l’intero documento. Se redatto bene, il lettore dovrebbe essere in grado di prendere una decisione solo leggendolo.
Da esso, infatti, devono poter emergere rapidamente le informazioni cruciali per poter elaborare una linea d’azione.
Un documento chiave
Un executive summary, per quanto breve e di rapida fruizione, costituisce uno dei documenti chiave in diverse occasioni. In un business plan ad esempio ha l’importante ruolo di catturare l’attenzione del lettore. Ed è bene che lo faccia al punto tale da invogliarlo ad un approfondimento, spingendolo a leggere con maggior interesse l’intero business plan. In sostanza un buon executive summary ha una doppia valenza. Da un lato deve includere informazioni sufficienti a far sì che il lettore possa capire cosa viene discusso nel documento completo, senza necessariamente doverlo leggere. Dall’altro, deve contenere tutti gli input utili a stimolare la curiosità e l’approfondimento. A livello di struttura un executive summary di un business plan deve contenere varie parti. L’introduzione, le informazioni sull’azienda, i prodotti e i servizi, l’analisi del mercato, la concorrenza, i dati finanziari e le conclusioni.
Le caratteristiche
Sono almeno tre le caratteristiche che un executive summary deve possedere. Si tratta della chiarezza nelle informazioni, dell’essenzialità, e quindi brevità del contenuto, e del tono di voce professionale. Naturalmente esistono una serie di best practice che possono essere seguite per ottenere un executive summary perfetto. Noi di Dòz, ad esempio, abbiamo accumulato non poca esperienza nella redazione di documenti di questo genere e siamo in grado di offrire una lista di consigli in merito. Se siete curiosi, potete scoprire qui gli otto elementi che non possono mancare in un executive summary di successo.
Come è strutturato un executive summary?
In prima istanza l’executive summary deve ribadire lo scopo del documento completo. Successivamente ne deve evidenziare i punti principali e descrivere i risultati, le conclusioni o le raccomandazioni.
Si inizia quindi con una sintesi del progetto. In poche frasi, due o tre, si fornisce una breve descrizione del progetto, del suo scopo e del problema principale che si vuole risolvere.
Si prosegue con una panoramica del contesto. Qui si scrive una breve storia del progetto, magari citando un evento particolare che ha portato alla sua ideazione. In questa fase si indica solitamente se si tratta di un progetto unico o se fa parte di una serie di progetti.
È utile anche indicare eventuali collaborazioni di terze parti.
Successivamente si determina il processo che si intende mettere in atto per l’attuazione del progetto stesso. Vengono indicati i dipartimenti coinvolti, come partecipano, quali sono i loro contributi e quanto tempo ci vuole per completare il progetto. Sono qui illustrate le sfide principali e i problemi o le questioni che si possono incontrare durante l’attuazione del progetto. Inoltre in questa fase devono emergere le caratteristiche del team coinvolto e come questo può risolvere e affrontare tutte le questioni.
Nella parte finale troviamo le conclusioni e le eventuali raccomandazioni.
Sempre in maniera concisa si ribadisce l’obiettivo del progetto e la soluzione auspicata al problema. Inoltre in questa fase si evidenziano le strategie e la politica che si intende seguire, nonché le risorse necessarie per portare a compimento il progetto.
Ancora alcuni consigli
Al termine di questo approfondimento sull’executive summary vogliamo condividere con voi ancora quattro consigli per poterlo elaborare al meglio.
- Preparatevi bene esaminando il documento completo, ad esempio il vostro business plan. Identificate lo scopo del vostro progetto, i punti principali e le nozioni fondamentali che volete trasferire al lettore.
- Fate molta attenzione all’incipit. Anche per la redazione di questo documento vale l’antico proverbio “Chi ben comincia è a metà dell’opera”. Come abbiamo già detto, nella fase introduttiva ci si gioca la gran parte delle possibilità di essere presi in considerazione.
- Agevolate la lettura. La strategia per rendere fluida e al contempo interessante la lettura è quella di dedicare ad ogni punto principale un paragrafo. In questo modo i punti chiave saranno automaticamente evidenziati.
- Fate editing del testo. Il documento deve essere breve, ma soprattutto chiaro; pertanto assicuratevi che non contenga errori che ne possano compromettere la comprensione.
